Is fysiek archiefbeheer belangrijk?? Zijn de papieren documenten verdwenen?? Moet het bedrijf nog steeds papieren documenten beheren??
Hoewel de trend van papierloos steeds duidelijker wordt. Papierloos biedt ook veel voordelen, zoals milieubescherming en eenvoudig zoeken naar informatie.
Echter, of het nu in een kantoor of een thuiskantoor is, papier is nog steeds een belangrijk onderdeel van ons werk en leven.
We gebruiken nog steeds veel papieren documenten voor fysiek archiefbeheer in ons werk. En waarom is dit??
Klaarblijkelijk, hackers kunnen binnen een paar minuten miljarden bestanden downloaden. Maar ze zullen uw papieren documenten niet zo gemakkelijk krijgen.
Zo, betekent dit dat papieren documenten beter zijn??
Tenminste voor de volgende toepassingen:, het antwoord is ja.
Juridische en financiële documenten
Juridische en financiële diensten wil altijd de originele inkthandtekeningdocumenten van het fysieke archiefbeheer behouden. Meestal zijn deze handtekeningpagina's gekoppeld aan een groot aantal begeleidende pagina's. Dit zal snel veel ruimte in beslag nemen om deze bestanden op te slaan, Maar het is het waard.
Bewaar die handtekeningen in inkt en papieren documenten met stempels voor toekomstige verificatie en om geschillen te voorkomen.
Persoonlijke notities
Veel leidinggevenden en medewerkers vertrouwen op notebooks en notitieblokken. Ze zijn draagbaar, makkelijk te gebruiken, en geen batterijen nodig. Sommige mensen voeren de informatie later in op hun persoonlijke laptop. Maar anderen laten ze voor altijd in de inkt op de pagina staan. In dit geval, je moet deze notities altijd bewaren voor later gebruik. Jerry Seinfeld, de rijkste acteur ter wereld, heeft elk stuk papier bewaard waarop hij ooit grappen heeft geschreven.
Belangrijk: Papier is een waardevolle manier om persoonlijke aantekeningen te maken, bewaar ze alsjeblieft!
Documenten voor het wervingsproces
Veel organisaties printen het cv van de sollicitant en een kopie van het cv uit zodat de wervingscommissie aantekeningen kan maken. Deze aantekeningen kunnen later worden samengevoegd tot een enorme spreadsheet voor personeelszaken om de basisredenen vast te leggen. Waarom sollicitant X wel of niet is geselecteerd tijdens het kandidatenproces.
Raad eens? Dergelijke informatie moet worden bewaard voor het geval de aanvrager besluit een klacht in te dienen omdat hij niet is geselecteerd. Dit geldt ook voor aantekeningen die tijdens het daadwerkelijke sollicitatiegesprek zijn gemaakt. Het niet halen van het interview is al moeilijk genoeg voor de ontslagen persoon. Als de interviewer een antwoord probeert te geven door op de laptop te typen, Het is te veel.
Doe ze een plezier. Gebruik papier.
Bewaar alles voor het geval je aangeklaagd wordt!
Brainstorm sessie
Wat dacht je van die grote brainstormmarathons die nieuwe ideeën zoals confetti op een bruiloft gooien?? Deze freewheelende vergaderingen kunnen meestal het beste met pen en papier worden gedaan.
Als uw team graag het whiteboard gebruikt, maak een foto voordat u het whiteboard wist. Zoek iemand om die concepten van miljoenen dollars uit te typen die haastig op een stift werden geschreven. Als het nodig is om ze af te drukken voor latere distributie aan het team, doe het dan!
Kern: Papier is de snelste en handigste manier om briljante ideeën vast te leggen.
Kalender
Veel medewerkers gebruiken online agenda's of smartphone-apps om afspraken bij te houden. Maar veel werknemers gebruiken draagbare boekkalenders om de tijd beter bij te houden. Of houd een enorme wandkalender bij voor persoonlijk tijdbeheer.
Het probleem is, dit zijn allemaal records die u misschien wilt bewaren. Veel mensen zullen hun agenda bekijken om de datums van vergaderingen of afspraken te zien. Na verloop van tijd, zelfs die grote kalenders worden gevouwen en gearchiveerd.
Belangrijk: Bewaar belangrijke notities en datums.
Beleid en begeleiding van medewerkers
bij het lezen, 79% van de mensen heeft de neiging om tekst op het scherm te scannen in plaats van deze daadwerkelijk te lezen. Als ze absoluut moeten lezen, onderzoek toont aan dat hun leessnelheid is 25% langzamer.
Dit suggereert dat documenttypen voor het beheer van fysieke records, zoals personeelsbeleid, richtlijnen, en trainingsmateriaal moet beschikbaar zijn voor offline lezen. Werknemers die moeten gaan zitten en een nuance of detail echt moeten begrijpen, kunnen het tijdens het surfen op internet missen. Maar geef ze een map met een gemarkeerde pagina, en ze zullen het grondiger lezen. Vooral als ze het van hun bureau kunnen halen en alleen in een kamer kunnen zijn met een zak snacks..
Kern: Mensen zijn meer bereid om papier te lezen dan LCD-schermen.
Concept contract
Of uw bedrijf nu in de opmaakfase van enkele nieuwe contracten zit of in de opmaakfase van een aantal lange juridische voorwaarden?. Het loont de moeite om een gedrukte versie aan te bieden voor alle redacteuren en recensenten. Ten slotte, regels zijn belangrijk. Een contract is een juridisch bindende overeenkomst.
Het is goed om een document te delen voor commentaar door meerdere gebruikers. Niemand kan bezwaar maken tegen de voordelen van Google Docs in samenwerking en de voordelen van grammatica bij voorgestelde schrijfverbeteringen. Maar de meeste ervaren redacteuren zullen u vertellen dat wanneer u digitale bestanden leest. U zult een aantal dingen missen die u niet zou missen op papieren documenten.
Een deel van de reden is te wijten aan vermoeidheid van de ogen tijdens het lezen terwijl je naar een enorme rechthoek met wit licht staart. Ongeacht de reden, je kunt een belangrijk punt niet negeren.
Belangrijk: Als je niets wilt missen, print het uit en lees het a.u.b.
Papieren documenten beheren
Na verloop van tijd, bestanden en documenten beheren (papier of elektronisch) is omslachtig geworden voor bedrijven. Het is een fysiek product dat ruimte in beslag neemt (of het nu gaat om waardevolle kantoorruimte of op een server).
We weten allemaal dat elektronische dossiers nodig zijn. niettemin, papier is nog steeds even belangrijk als altijd - en het zal niet snel verdwijnen.
Elk spraakmakend datalek leidt tot negatief nieuws. Zoals het recente lek van meer dan 140 miljoen MGM Resorts-klantenrecords. En veel bedrijven zullen willen weten…
Voor veel bedrijven, het bewaren van een groot aantal papieren documenten is nog steeds essentieel. Geconfronteerd met het beheer van een groot aantal papieren documenten, geautomatiseerd en efficiënt beheer kan bedrijfsmiddelen aanzienlijk besparen.
Onze ideale manier is of we de locatie van papieren documenten snel kunnen vinden via elektronisch beheer. En presenteer ze in een visuele vorm. Zodat we de papieren dossiers snel kunnen innemen en terugbrengen.
Dus is er zo'n oplossing??
Het antwoord is ja. Via ons archiefbeheersysteem, u kunt niet alleen gemakkelijk archiefinformatie invoeren. Markeer en herinner eraan welke archieven vanwege de vervaldatum kunnen worden vernietigd. U kunt de archieven die u nodig heeft ook snel vinden via de LED-lichtlabels.
