La gestion des dossiers physiques est-elle importante? Les documents papier ont-ils disparu? L'entreprise a-t-elle encore besoin de gérer des documents papier?
Bien que la tendance au sans papier soit de plus en plus évidente. Le sans papier présente également de nombreux avantages, tels que la protection de l'environnement et la recherche d'informations facile.
toutefois, que ce soit dans un bureau ou un bureau à domicile, le papier est toujours une partie importante de notre travail et de notre vie.
Nous utilisons encore de nombreux documents papier de gestion des dossiers physiques dans notre travail de manière intensive. Et pourquoi est-ce?
De toute évidence, les pirates peuvent télécharger des milliards de fichiers en quelques minutes. Mais ils n'obtiendront pas vos documents papier si facilement.
Donc, cela signifie-t-il que les documents papier sont meilleurs?
Au moins pour les utilisations suivantes, la réponse est oui.
Documents juridiques et financiers
Directions des services juridiques et financiers vouloir toujours conserver les documents de signature à l'encre d'origine de la gestion des enregistrements physiques. Habituellement, ces pages de signature sont attachées à un grand nombre de pages d'accompagnement. Cela prendra rapidement beaucoup de place pour enregistrer ces fichiers, Mais ça en vaut la peine.
Conservez ces signatures à l'encre et documents papier tamponnés pour une vérification future et évitez les litiges.
Notes personnelles
De nombreux cadres et employés s'appuient sur des cahiers et des blocs-notes. ils sont portables, facile à utiliser, et ne nécessitent pas de piles. Certaines personnes saisissent les informations dans leur ordinateur portable personnel plus tard. Mais d'autres les laissent dans l'encre sur la page pour toujours. Dans ce cas, vous devez toujours conserver ces notes pour une utilisation ultérieure. Jerry Seinfeld, l'acteur le plus riche du monde, a gardé chaque morceau de papier sur lequel il a écrit des blagues.
Important: Le papier est un moyen précieux de prendre des notes personnelles, s'il vous plaît gardez-les!
Documents du processus de recrutement
De nombreuses organisations imprimeront le curriculum vitae du candidat et une copie du curriculum vitae pour que le comité de recrutement prenne des notes. Ces notes peuvent ensuite être fusionnées dans une énorme feuille de calcul des ressources humaines pour saisir les raisons fondamentales. Pourquoi le candidat X a été sélectionné ou non sélectionné lors du processus de candidature.
Devinez quoi? Ces informations doivent être conservées au cas où le candidat déciderait de porter plainte parce qu'il n'a pas été sélectionné. Cela s'applique également aux notes prises lors de l'entretien avec le candidat.. L'échec à l'entretien est déjà assez difficile pour la personne licenciée. Si l'enquêteur essaie de donner une réponse en tapant sur l'ordinateur portable, c'est trop.
Fais-leur une faveur. Utiliser du papier.
Gardez tout au cas où vous seriez poursuivi!
Séance de remue-méninges
Que diriez-vous de ces grands marathons de brainstorming qui lancent de nouvelles idées comme des confettis lors d'un mariage? Ces réunions en roue libre sont généralement mieux faites avec un stylo et du papier.
Si votre équipe aime utiliser le tableau blanc, veuillez prendre une photo avant d'effacer le tableau blanc. Trouvez quelqu'un pour taper ces concepts de plusieurs millions de dollars qui ont été écrits à la hâte sur un marqueur. S'il est nécessaire de les imprimer pour une distribution ultérieure à l'équipe, alors fais-le!
Point clé: Le papier est le moyen le plus rapide et le plus pratique de capturer des idées brillantes.
Calendrier
De nombreux employés utilisent des calendriers en ligne ou des applications pour smartphone pour suivre leurs rendez-vous. Mais de nombreux employés utilisent des calendriers de livres portables pour mieux suivre le temps. Ou gardez un énorme calendrier mural pour la gestion du temps en face à face.
Le problème est, ce sont tous des enregistrements que vous voudrez peut-être conserver. De nombreuses personnes consulteront leurs agendas pour voir les dates de réunions ou de rendez-vous. Heures supplémentaires, même ces grands calendriers seront pliés et archivés.
Important: Veuillez conserver les notes et les dates importantes.
Politiques et directives des employés
Lors de la lecture, 79% des personnes ont tendance à numériser le texte à l'écran au lieu de le lire. S'ils doivent absolument lire, la recherche montre que leur vitesse de lecture est 25% Ralentissez.
Cela suggère que les types de documents de gestion des enregistrements physiques tels que les politiques des employés, des lignes directrices, et les supports de formation doivent être disponibles pour une lecture hors ligne. Les employés qui ont besoin de s'asseoir et de vraiment comprendre une nuance ou un détail peuvent le manquer lorsqu'ils naviguent sur le Web. Mais donnez-leur un classeur avec une page en surbrillance, et ils le liront plus en détail. Surtout s'ils peuvent l'emporter de leur bureau et peuvent être seuls dans une pièce avec un sac de collations Interférer la lecture des mots.
Point clé: Les gens sont plus enclins à lire du papier que des écrans LCD.
Projet de contrat
Que votre entreprise soit au stade de la rédaction de certains nouveaux contrats ou au stade de la rédaction de certaines conditions juridiques volumineuses. Il est payant de fournir une version imprimée à tous les éditeurs et réviseurs. Après tout, les règles sont importantes. Un contrat est un accord juridiquement contraignant.
Il est bon de partager un document pour les commentaires de plusieurs utilisateurs. Personne ne peut s'opposer aux avantages de Google Docs en collaboration et aux avantages de Grammar dans les améliorations d'écriture suggérées. Mais les éditeurs les plus expérimentés vous diront que lorsque vous lisez des fichiers numériques. Vous allez manquer des choses que vous ne manqueriez pas sur les documents papier.
Une partie de la raison est due à la fatigue oculaire lors de la lecture en regardant un énorme rectangle de lumière blanche. Quelle que soit la raison, vous ne pouvez pas ignorer un point clé.
Important: Si vous ne voulez rien manquer, veuillez l'imprimer et le lire.
Gérer les documents papier
Heures supplémentaires, gestion des fichiers et des documents (papier ou électronique) est devenu pesant pour les entreprises. C'est un produit physique qui prend de la place (qu'il s'agisse d'un espace de bureau précieux ou sur un serveur).
Nous savons tous que les enregistrements électroniques sont nécessaires. Néanmoins, le papier est toujours aussi important et il ne disparaîtra pas de sitôt.
Chaque violation de données très médiatisée déclenche des nouvelles négatives. Comme la récente fuite de plus de 140 millions de dossiers clients MGM Resorts. Et de nombreuses entreprises voudront savoir…
Pour de nombreuses entreprises, conserver un grand nombre de documents papier reste indispensable. Face à la gestion d'un grand nombre de documents papier, une gestion automatisée et efficace peut considérablement économiser les ressources de l'entreprise.
Notre moyen idéal est de savoir si nous pouvons trouver rapidement l'emplacement des documents papier grâce à la gestion électronique. Et les présenter sous une forme visuelle. Pour que nous puissions rapidement prendre et retourner les dossiers papier.
Alors existe-t-il une telle solution?
La réponse est oui. Grâce à notre système de gestion d'archives, vous pouvez non seulement saisir facilement des informations d'archive. Marquer et rappeler quelles archives peuvent être détruites en raison de leur expiration. Vous pouvez également trouver rapidement les archives dont vous avez besoin via le Balises lumineuses à LED.
