غالبًا ما تكون عمليات جرد أصول تكنولوجيا المعلومات في نهاية العام صعبة وتسبب صداعا للمدققين. لأن معدات تكنولوجيا المعلومات التي تحتاج إلى المراجعة تغطي نطاقًا واسعًا جدًا. الخوادم, طابعات سطح المكتب, آلات التصوير, أجهزة العرض, معدات الشبكات, أجهزة الكمبيوتر المحمولة, أجهزة لوحية. وحتى الهواتف الذكية كلها تحتاج إلى التخزين. تمر الحكومات والمنظمات التجارية بنفس الشيء الممل. لكنها ضرورية, العملية عند محاولة إكمال عمليات تدقيق نهاية العام. في بعض الأحيان يضطر مديرو الأصول إلى الزحف تحت مكاتبهم, تنظيف الزوايا المظلمة للخزائن بحثًا عن معدات تكنولوجيا المعلومات في غير مكانها. لا تستغرق عمليات البحث هذه وقت مدير الأصول فحسب. ولكن أيضًا مستخدمي الجهاز يملكون الوقت. وهذا يمكن أن يؤثر سلبا على إنتاجية المنظمة بأكملها.
جرد أصول تكنولوجيا المعلومات 2
1. مسح مخزون RFID أسرع وأكثر دقة
مع حل تتبع الأصول RFID, أحد عملائنا, مختبر Brookhaven الوطني. يتتبعون أصول تكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم بالإضافة إلى معدات المختبرات الخاصة بهم. مكنتهم في النهاية من تقليل وقت التدقيق من 3 أشهر ل 3 أسابيع! يستغرق التدقيق باستخدام RFID أقل من عُشر الوقت اللازم للتدقيق باستخدام قارئات الباركود.
2. جرد أصول تكنولوجيا المعلومات باستخدام تقنية RFID سريع وفعال, وزاد التردد
باستثناء الأجهزة المحمولة مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية, نحن نميل إلى توقع تغيير طفيف بالنسبة لمعظم معدات تكنولوجيا المعلومات. ومع ذلك, هذا هو في كثير من الأحيان ليس هو الحال. قد تتم إزالة الأجهزة لأنها لا تعمل بشكل صحيح. وسرعان ما تم وضعها في خزانة مليئة بالفوضى – غير مرئية وغير معروفة. وعندما يتقاعد الموظفون أو ينتقلون إلى الإدارات, وقد يتم نقل معداتهم لاستخدامات أخرى. كل هذا يحدث دون علم مدير الأصول. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل عمليات التدقيق في نهاية العام غالبًا ما تكون بمثابة كابوس طويل الأمد.
جرد أصول تكنولوجيا المعلومات
لأن مسح RFID فعال للغاية. مديرو الأصول قادرون على أخذ لقطات الأسهم على أساس منتظم طوال العام. ليس مجرد مسح جرد واحد في نهاية العام. هذا يسمح لهم باكتشاف العناصر المفقودة في وقت سابق. مع انقضاء وقت أقل, غالبًا ما يظل بإمكان مالكي الأجهزة المفقودة تذكر مكان الأشياء. هذا يسمح بإجراء تعديلات سريعة على مخزون الأصول. ويمكن أيضًا تحديث مواقع الأصول أثناء عمليات الفحص الدورية. وبالتالي, عندما يصل تدقيق نهاية العام, هناك القليل من المفاجآت حول المعدات المفقودة.
3. بنقرة واحدة تحقق من تدقيق المخزون
يمكن أن تستغرق التسويات أيضًا وقتًا طويلاً بعد اكتمال عملية التدقيق. العثور على الفرق بين قوائم الأصول التي قمت بمسحها. والقائمة التي قدمها لك رجال المالية (القائمة المالية) أمر صعب. يتيح حل تتبع أصول تكنولوجيا المعلومات من RFIDHY التسوية بنقرة واحدة. ويقوم تلقائيًا بضبط قائمة الأصول الممسوحة ضوئيًا والموجودة في القائمة المالية. يمكن للنظام أيضًا توفير قائمة بالأصول التي لا تزال بحاجة إلى العثور عليها في القائمة المالية. وقائمة الأصول التي تم العثور عليها ولكن ليست في القائمة المالية.
