هل إدارة السجلات المادية مهمة? هل اختفت الوثائق الورقية? هل لا تزال الشركة بحاجة إلى إدارة المستندات الورقية?
على الرغم من أن اتجاه عدم استخدام الورق أصبح أكثر وضوحًا. كما يقدم النظام اللاورقي العديد من المزايا, مثل حماية البيئة والبحث السهل عن المعلومات.
ومع ذلك, سواء في مكتب أو مكتب منزلي, لا يزال الورق جزءًا مهمًا من عملنا وحياتنا.
ما زلنا نستخدم العديد من المستندات الورقية لإدارة السجلات المادية في عملنا على نطاق واسع. ولماذا هذا?
بوضوح, يمكن للقراصنة تنزيل مليارات الملفات في بضع دقائق. لكنهم لن يحصلوا على مستنداتك الورقية بهذه السهولة.
وبالتالي, هل هذا يعني أن المستندات الورقية أفضل?
على الأقل للاستخدامات التالية, الجواب نعم.
المستندات القانونية والمالية
أقسام الخدمات القانونية والمالية تريد دائمًا الاحتفاظ بوثائق التوقيع بالحبر الأصلية لإدارة السجلات المادية. عادة ما يتم إرفاق صفحات التوقيع هذه بعدد كبير من الصفحات المصاحبة. سيأخذ هذا مساحة كبيرة بسرعة لحفظ هذه الملفات, ولكن الأمر يستحق ذلك.
احتفظ بتوقيعات الحبر والوثائق الورقية المختومة للتحقق منها في المستقبل وتجنب الخلافات.
مذكرات شخصية
يعتمد العديد من المديرين التنفيذيين والموظفين على دفاتر الملاحظات ودفاتر الملاحظات. إنها محمولة, سهل الاستخدام, ولا تتطلب بطاريات. يقوم بعض الأشخاص بإدخال المعلومات في أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية الخاصة بهم لاحقًا. لكن آخرين يتركونها في الحبر على الصفحة إلى الأبد. في هذه الحالة, يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بهذه الملاحظات لاستخدامها لاحقًا. جيري سينفيلد, أغنى ممثل في العالم, احتفظ بكل قطعة ورق كتب عليها نكاتًا.
الأهمية: الورق طريقة قيمة لتدوين الملاحظات الشخصية, من فضلك احتفظ بها!
وثائق عملية التوظيف
ستقوم العديد من المنظمات بطباعة السيرة الذاتية لمقدم الطلب ونسخة من السيرة الذاتية للجنة التوظيف لتدوين الملاحظات. قد يتم دمج هذه الملاحظات لاحقًا في جدول بيانات ضخم للموارد البشرية للتعرف على الأسباب الأساسية. لماذا تم اختيار مقدم الطلب X أو لم يتم اختياره أثناء عملية الترشيح.
خمين ما? يجب الاحتفاظ بهذه المعلومات في حال قرر مقدم الطلب تقديم شكوى لأنه لم يتم اختياره. ينطبق هذا أيضًا على الملاحظات التي تم تدوينها أثناء مقابلة المرشح الفعلية. الرسوب في المقابلة صعب بما فيه الكفاية على المفصول. إذا حاول القائم بإجراء المقابلة إعطاء إجابة عن طريق الكتابة على الكمبيوتر المحمول, هذا كثير جدا.
افعل لهم معروفا. استخدم الورق.
احتفظ بكل شيء في حالة مقاضاتك!
جلسة مثيرة للعقل
ماذا عن سباقات العصف الذهني الكبيرة التي تطرح أفكارًا جديدة مثل قصاصات الورق في حفل زفاف? عادة ما يكون من الأفضل إجراء هذه الاجتماعات الحرة باستخدام القلم والورق.
إذا كان فريقك يحب استخدام السبورة, يرجى التقاط صورة قبل مسح السبورة. ابحث عن شخص ما لكتابة تلك المفاهيم التي تقدر بملايين الدولارات والتي تمت كتابتها على عجل على قلم تحديد. إذا كان من الضروري طباعتها لتوزيعها لاحقًا على الفريق, إذا إفعلها!
النقطة الأساسية: الورق هو الطريقة الأسرع والأكثر ملاءمة لالتقاط الأفكار الرائعة.
تقويم
يستخدم العديد من الموظفين التقويمات عبر الإنترنت أو تطبيقات الهواتف الذكية لتتبع المواعيد. لكن العديد من الموظفين يستخدمون تقويمات الكتب المحمولة لتتبع الوقت بشكل أفضل. أو احتفظ بتقويم حائط ضخم لإدارة الوقت وجهًا لوجه.
المشكلة هي, هذه كلها سجلات قد ترغب في الاحتفاظ بها. سيراجع العديد من الأشخاص التقويمات الخاصة بهم لمعرفة تواريخ الاجتماعات أو المواعيد. متأخر، بعد فوات الوقت, حتى تلك التقاويم الكبيرة سيتم طيها وأرشفتها.
الأهمية: يرجى الاحتفاظ بالملاحظات والتواريخ الهامة.
سياسات وإرشادات الموظفين
عند القراءة, 79% من الأشخاص يميلون إلى مسح النص على الشاشة ضوئيًا بدلاً من قراءته في الواقع. إذا كان يجب عليهم القراءة, تظهر الأبحاث أن سرعة قراءتهم هي 25% أبطأ.
يشير هذا إلى أن أنواع مستندات إدارة السجلات المادية مثل سياسات الموظفين, القواعد الارشادية, القواعد الارشادية. القواعد الارشادية. القواعد الارشادية, القواعد الارشادية. القواعد الارشادية.
النقطة الأساسية: القواعد الارشادية.
القواعد الارشادية
سواء كانت شركتك في مرحلة صياغة بعض العقود الجديدة أو مرحلة صياغة بعض البنود والشروط القانونية المطولة. من المفيد توفير نسخة مطبوعة لجميع المحررين والمراجعين. بعد كل ذلك, القواعد مهمة. العقد هو اتفاق ملزم قانونا.
من الجيد مشاركة مستند للتعليق عليه من قبل عدة مستخدمين. لا يمكن لأي شخص الاعتراض على مزايا محرّر مستندات Google في التعاون ومزايا القواعد في تحسينات الكتابة المقترحة. لكن معظم المحررين ذوي الخبرة سيقولون لك ذلك عند قراءة الملفات الرقمية. ستفتقد بعض الأشياء التي لن تفوتها على المستندات الورقية.
يرجع جزء من السبب إلى إجهاد العين أثناء القراءة أثناء التحديق في مستطيل ضخم للضوء الأبيض. بغض النظر عن السبب, لا يمكنك تجاهل نقطة رئيسية.
الأهمية: إذا كنت لا تريد أن يفوتك أي شيء, يرجى طباعته وقراءته.
إدارة المستندات الورقية
متأخر، بعد فوات الوقت, إدارة الملفات والمستندات (ورقية أو إلكترونية) أصبحت مرهقة للشركات. إنه منتج مادي يشغل مساحة (سواء كانت مساحة مكتبية قيّمة أو على خادم).
نعلم جميعًا أن السجلات الإلكترونية ضرورية. ومع ذلك, لا يزال الورق مهمًا كما هو دائمًا - ولن يختفي في أي وقت قريبًا.
كل خرق كبير للبيانات يثير أخبارًا سلبية. مثل أحدث تسرب أكثر من 140 مليون سجل عملاء MGM Resorts. والعديد من الشركات تريد أن تعرف…
للعديد من الشركات, لا يزال الاحتفاظ بعدد كبير من المستندات الورقية أمرًا ضروريًا. مواجهة إدارة عدد كبير من المستندات الورقية, يمكن للإدارة المؤتمتة والفعالة أن توفر موارد الشركة بشكل كبير.
طريقتنا المثالية هي ما إذا كان بإمكاننا العثور بسرعة على موقع المستندات الورقية من خلال الإدارة الإلكترونية. وقدمها في شكل مرئي. حتى نتمكن من أخذ الملفات الورقية وإعادتها بسرعة.
فهل يوجد مثل هذا الحل?
الجواب نعم. من خلال نظام إدارة الأرشيف لدينا, لا يمكنك فقط إدخال معلومات الأرشيف بسهولة. وضع علامة وتذكير المحفوظات التي يمكن إتلافها بسبب انتهاء الصلاحية. يمكنك أيضًا العثور بسرعة على الأرشيفات التي تحتاجها من خلال ملف علامات ضوء LED.
