Is fisiese rekordbestuur belangrik? Het die papierdokumente verdwyn? Moet die maatskappy nog papierdokumente bestuur?
Alhoewel die neiging van papierloos al hoe duideliker word. Papierloos bied ook baie voordele, soos omgewingsbeskerming en maklike inligtingsoektog.
Egter, hetsy in 'n kantoor of 'n tuiskantoor, papier is steeds 'n belangrike deel van ons werk en lewe.
Ons gebruik steeds baie fisiese rekordbestuurpapierdokumente in ons werk op groot skaal. En hoekom is dit?
Natuurlik, kuberkrakers kan binne 'n paar minute miljarde lêers aflaai. Maar hulle sal nie so maklik jou papierdokumente kry nie.
Dus, beteken dit dat papierdokumente beter is?
Ten minste vir die volgende gebruike, die antwoord is ja.
Regs- en finansiële dokumente
Regs- en finansiële dienste departemente wil altyd die fisiese rekords bestuur oorspronklike ink handtekening dokumente hou. Gewoonlik is hierdie handtekeningbladsye aan 'n groot aantal meegaande bladsye geheg. Dit sal vinnig baie spasie opneem om hierdie lêers te stoor, maar dit is die moeite werd.
Hou daardie inkhandtekeninge en gestempelde papierdokumente vir toekomstige verifikasie en vermy dispute.
Persoonlike notas
Baie bestuurders en werknemers maak staat op notaboeke en notaboeke. Hulle is draagbaar, maklik om te gebruik, en het nie batterye nodig nie. Sommige mense voer die inligting later in hul persoonlike skootrekenaars in. Maar ander laat hulle vir altyd in die ink op die bladsy. In hierdie geval, jy moet altyd hierdie aantekeninge hou vir latere gebruik. Jerry Seinfeld, die rykste akteur in die wêreld, het elke stukkie papier waarop hy al grappies geskryf het bewaar.
Belangrik: Papier is 'n waardevolle manier om persoonlike aantekeninge te maak, hou hulle asseblief!
Werwingsprosesdokumente
Baie organisasies sal die aansoeker se CV en 'n afskrif van die CV uitdruk vir die werwingskomitee om aantekeninge te maak. Hierdie notas kan later saamgevoeg word in 'n groot menslike hulpbron sigblad om die basiese redes vas te lê. Waarom aansoeker X tydens die kandidaatproses gekeur is of nie gekeur is nie.
Raai wat? Sodanige inligting moet behou word ingeval die aansoeker besluit om te kla omdat hy nie gekies is nie. Dit geld ook vir notas wat tydens die werklike kandidaatonderhoud geneem is. Om die onderhoud te misluk is moeilik genoeg vir die afgedankte persoon. As die onderhoudvoerder probeer om 'n antwoord te gee deur op die skootrekenaar te tik, dit is te veel.
Doen hulle 'n guns. Gebruik papier.
Hou alles ingeval jy gedagvaar word!
Dinkskrumsessie
Wat van daardie groot dinkskrummarathons wat nuwe idees soos konfetti by 'n troue gooi? Hierdie vryloop-vergaderings word gewoonlik die beste met pen en papier gedoen.
As jou span daarvan hou om die witbord te gebruik, Neem asseblief 'n foto voordat jy die witbord uitvee. Soek iemand om daardie multimiljoen-dollar-konsepte uit te tik wat inderhaas op 'n merker geskryf is. Indien dit nodig is om dit te druk vir latere verspreiding aan die span, Doen dit dan!
Kernpunt: Papier is die vinnigste en gerieflikste manier om briljante idees vas te vang.
Kalender
Baie werknemers gebruik aanlyn kalenders of slimfoontoepassings om tred te hou met afsprake. Maar baie werknemers gebruik draagbare boekkalenders om tyd beter op te spoor. Of hou 'n groot muurkalender vir tydsbestuur van aangesig tot aangesig.
Die probleem is, dit is alles rekords wat jy dalk wil hou. Baie mense sal hul kalenders hersien om die datums van vergaderings of afsprake te sien. Oortyd, selfs daardie groot kalenders sal gevou en geargiveer word.
Belangrik: Hou asseblief belangrike aantekeninge en datums.
Werknemerbeleide en leiding
Wanneer jy lees, 79% van mense is geneig om teks op die skerm te skandeer in plaas daarvan om dit werklik te lees. As hulle absoluut moet lees, navorsing toon dat hul leesspoed is 25% navorsing toon dat hul leesspoed is.
navorsing toon dat hul leesspoed is, navorsing toon dat hul leesspoed is, navorsing toon dat hul leesspoed is. navorsing toon dat hul leesspoed is. navorsing toon dat hul leesspoed is, navorsing toon dat hul leesspoed is. Veral as hulle dit van hul lessenaars kan wegneem en alleen in 'n kamer kan wees met 'n sak peuselhappies Stoor leeswoorde.
Kernpunt: Mense is meer gewillig om papier te lees as LCD-skerms.
Konsepkontrak
Of jou maatskappy in die opstelstadium van 'n paar nuwe kontrakte is of die opstelstadium van 'n paar lang regsbepalings en voorwaardes. Dit betaal om 'n gedrukte weergawe vir alle redakteurs en beoordelaars te verskaf. Na alles, reëls is belangrik. 'n Kontrak is 'n wetlik bindende ooreenkoms.
Dit is goed om 'n dokument te deel vir kommentaar deur verskeie gebruikers. Niemand kan beswaar maak teen die voordele van Google Docs in samewerking en Grammatika se voordele in voorgestelde skryfverbeterings nie. Maar die meeste ervare redakteurs sal jou dit vertel wanneer jy digitale lêers lees. Jy sal sekere dinge mis wat jy nie op papierdokumente sal mis nie.
Deel van die rede is as gevolg van oogmoegheid tydens lees terwyl jy na 'n groot wit lig reghoek staar. Ongeag die rede, jy kan nie 'n sleutelpunt ignoreer nie.
Belangrik: As jy niks wil mis nie, druk dit asseblief uit en lees dit.
Bestuur papierdokumente
Oortyd, bestuur van lêers en dokumente (papier of elektronies) het omslagtig geword vir maatskappye. Dit is 'n fisiese produk wat ruimte opneem (of dit waardevolle kantoorspasie of op 'n bediener is).
Ons weet almal dat elektroniese rekords nodig is. Nietemin, papier is steeds so belangrik soos altyd - en dit sal nie gou verdwyn nie.
Elke hoëprofiel-data-oortreding veroorsaak negatiewe nuus. Soos die onlangse lekkasie van meer as 140 miljoen MGM Resorts-kliëntrekords. En baie maatskappye sal wil weet…
Vir baie maatskappye, die hou van 'n groot aantal papierdokumente is steeds noodsaaklik. Gekonfronteer met die bestuur van 'n groot aantal papierdokumente, geoutomatiseerde en doeltreffende bestuur kan maatskappyhulpbronne grootliks bespaar.
Ons ideale manier is of ons vinnig die ligging van papierdokumente deur elektroniese bestuur kan vind. En bied dit in 'n visuele vorm aan. Sodat ons vinnig die papierlêers kan neem en terugbesorg.
So is daar so 'n oplossing?
Die antwoord is ja. Deur ons argiefbestuurstelsel, jy kan nie net gerieflik argiefinligting invoer nie. Merk en herinner watter argiewe vernietig kan word as gevolg van vervaldatum. U kan ook vinnig die argiewe vind wat u benodig deur die LED lig etikette.
